Politique de confidentialité des données privées

En tant que fournisseur de services de création et d’expédition d’infolettres, ADNETIS prend toutes les précautions nécessaires pour préserver la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel traitées, notamment afin d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Ces politiques encadrent la collecte et l’utilisation des données des destinataires concernés par l’expédition d’infolettres au Canada (loi Canadienne antipourriel (LCAP) – C28) au Québec (loi 25) et en Europe (RGPD).

Notre engagement en tant que fournisseur de service, ci-après nommé « Nous » désignant ADNETIS et ses employés, demeure de fournir un environnement et des outils nécessaires pour que l’utilisateur de la plateforme d’expédition de courriels, ci-après désigné le « Client » soit en mesure d’adhérer aux différents règlements en vigueur.

Les données collectées :

La collecte de données des destinataires peut être effectuée de trois (3) manières :

1. Les données collectées lors de l’inscription à une infolettre :

A. Adresse courriel

Nous enregistrons l’adresse courriel afin de correspondre avec l’abonné pour donner suite à son désir d’abonnement.
La sauvegarde de l’adresse courriel permet, par exemple, d’expédier un courriel de bienvenue confirmant l’abonnement et par le fait même, offrir l’option de désabonnement dans le cas où l’adresse courriel d’un destinataire aurait été utilisée de manière malveillante.

B. Langue de correspondance

La langue de correspondance d’origine est fixée en fonction de la langue du site Internet où se trouve l’internaute. Cette donnée est jumelée et préservée avec l’adresse courriel afin d’expédier des infolettres dans la langue de correspondance de l’abonné.

C. Autres données sensibles

À la demande d’un client, nous sauvegardons toutes autres données présentées dans un formulaire d’abonnement lorsqu’elles sont remplies par le destinataire au moment de l’abonnement.
Les informations recueillies peuvent être de nature à segmenter les envois futurs d’infolettres selon les divers intérêts ou à personnaliser l’expérience des destinataires en affichant des informations personnalisées telles que le « Prénom » du destinataire dans l’infolettre.
Dans certaines circonstances, d’autres informations invisibles aux yeux des destinataires peuvent être recueillies lors de l’abonnement selon les besoins du client. Ces informations visent principalement à analyser la composition d’une base de données ou encore, de mieux comprendre les intérêts des destinataires.
Nous recommandons fortement à notre clientèle de ne pas demander de l’information sensible aux destinataires lors du processus d’inscription aux infolettres. À titre d’exemple, les données concernant des méthodes de paiement (numéro de carte de crédit) ou des informations sensibles (numéro d’assurance social) ne devraient pas être capturées à l’aide de notre système d’expédition d’infolettres. Ce type de données n’est pas essentiel au bon déroulement de campagnes.

D. Liste d’expédition

Lors de l’abonnement, le destinataire entre dans une liste d’expédition en fonction du formulaire d’abonnement utilisé. Cette information est sauvegardée afin d’effectuer des envois en fonction d’une segmentation par centres d’intérêt.

E. La date d’inscription

La date d’inscription initiale est sauvegardée dans la base de données tel que l’exige la loi Canadienne antipourriel (LCAP) – C28. Cette information fixe alors les bases du consentement explicite.

F. La date de consentement

Nous sauvegardons la date à laquelle un destinataire a consenti à recevoir les infolettres et ce, que le consentement soit effectué lors de l’abonnement initial ou à partir d’une infolettre ultérieure.

G. La date de modification

Dès qu’il y a un changement dans le profil d’un destinataire, la plateforme d’expédition d’infolettres attribue et sauvegarde la dernière date d’ajustement, et ce, que le changement soit effectué directement par le destinataire, par un de nos employés ou par le client.
Cette information vise principalement à protéger les informations des destinataires et à déclencher des processus de contrôle de la vie privée.

* Outre la date d’inscription et de modification, nous ne sommes pas responsables de l’exactitude des informations, car elles sont fournies par le destinataire au moment de l’abonnement. Cependant, nous avons la responsabilité de préserver et sécuriser ces informations selon les méthodes mentionnées dans nos politiques d’utilisation usuels.

2. Les données recueillies et intégrées à partir d’un autre système :

A. L’ensemble des données

L’utilité des données intégrées demeure la même que lors d’un abonnement effectué par un destinataire, mais les données recueillies proviennent d’une source tierce que nous ne gérons pas. Conséquemment, nous n’avons aucun contrôle sur l’exactitude des informations et la nature des informations intégrées dans la plateforme d’expédition d’infolettres.
Nous recommandons fortement à nos clients de se limiter à l’importation des données essentielles au bon déroulement d’une campagne d’infolettres. C’est-à-dire, l’adresse courriel et la langue de correspondance. Nous encourageons l’importation des données secondaires telles que le « prénom » et les préférences de correspondance des destinataires en se limitant aux informations de segmentation et d’affichage d’informations personnalisées dans les infolettres pour éviter la collecte de données sensibles.

B. La date de fixation des consentements

Notre système enregistre et fixe le type de consentement selon les données transmises par un système tiers tel qu’un CRM externe ou encore, selon les informations indiquées par le client.
Lorsqu’un destinataire a explicitement souscrit à une infolettre par le biais d’un autre système informatique ou qu’une base de données nous soit transmise avec mention d’un consentement explicite, notre système intègre lesdits destinataires sous les termes d’un consentement en ce sens muni d’une date de consentement propre à chaque destinataire. Cette information accompagne alors les données privées des destinataires. Dans un tel cas, cette information permettra le retrait de la demande de consentement explicite dans les infolettres ultérieures pour les destinataires concernés.
Toujours selon la loi Canadienne antipourriel (LCAP) – C28, notre système permet à nos clients de souscrire aux termes régissant les communications de masse par courriel au Canada. Quoique optionnelle, mais fortement recommandée, cette fonctionnalité invite nos clients à définir le type de destinataire concerné par un consentement implicite. À savoir, un client ayant fait un achat, une personne physique ayant demandé une information, un partenaire, un fournisseur de service, un employé ou une adresse courriel publique de laquelle il existe un lien étroit entre le sujet des infolettres véhiculées et les fonctions professionnels du destinataire sollicité. Suivant la fixation d’une date de péremption, notre système utilisera cette information afin de radier toute communication vers les destinataires n’ayant pas explicitement consenti dans les délais prescrits. En complément, cette date de péremption pourrait servir à afficher une demande de consentement explicite dans le corps des infolettres ultérieures ou encore, effectuer des envois automatisés visant à obtenir le consentement explicite des destinataires quelque temps avant qu’ils arrivent à une date butoir d’interdiction de communication.

* Dans tous les cas, notre mandat demeure d’offrir un système permettant à nos clients de gérer les consentements explicites et implicites de manière automatisée à partir des informations intégrées. Nous ne pouvons pas être tenus responsables de l’exactitude de ces informations. Comme les données capturées lors d’une inscription via un formulaire d’abonnement, nous avons des systèmes en place afin de protéger et de sécuriser les données.

3. Les données intégrées par un client :

A. L’ensemble des données

Que les données soient intégrées automatiquement à partir d’un système informatique externe, transmises à nos employés dans le cadre d’une solution service clé en main ou intégrées manuellement ou massivement par le client, le client demeure responsable et propriétaire des données relatives à ses destinataires.
Nous nous engageons à fournir toutes les informations nécessaires à l’intégration des données ainsi qu’au bon déroulement d’une campagne d’infolettres aux utilisateurs de notre solution. Nous fournissons un service à la clientèle adéquat à une clientèle bilingue (français et anglais) ainsi qu’un support d’assistance visant à utiliser efficacement nos outils d’intégration de données. Nous nous efforçons à mettre à jour nos guides d’utilisation de la plateforme d’expédition de courriel dans des délais raisonnables. Nous offrons un support conseil et des solutions adaptées.

* Nous ne pouvons pas être tenus responsables d’un mauvais usage de nos outils de gestion des données ou d’une incompréhension des informations transmises. Seul le client a un réel pouvoir sur les décisions et les actions concernant les données de ses destinataires.

Les données collectées à la suite d’un envoi :

A. Personnalisation des infolettres

Au moment de l’expédition de l’infolettre, celle-ci est entièrement personnalisée au profil de chaque destinataire. En d’autres mots, notre système attribue des propriétés techniques propres à chaque destinataire afin de non seulement capturer des statistiques, mais également de personnaliser l’expérience de l’abonné : gestion de la langue de correspondance, affichage des données propres au destinataire dans l’infolettre ou sur une page de destination, segmentation par données ou liste d’envois, gestion des rebonds, la gestion du consentement et plus particulièrement, de la gestion du désabonnement des destinataires.
Les techniques de personnalisation des infolettres qui sont déployées sont nécessaires au bon fonctionnement de notre solution. L’objectif premier de la collecte de données demeure d’offrir une expérience de communication agréable et fonctionnelle pour les destinataires.

B. Historique d’expédition

Notre système enregistre et préserve l’historique de toutes les infolettres expédiées, reçues et consultées afin de gérer les expéditions finales. À des fins fonctionnelles, l’historique permet de contrer la réexpédition automatisée d’une infolettre déjà reçue et de déterminer la courbe générale de destinataires rejoints à travers le temps.

C. Ouverture d’une infolettre

Nous détectons l’ouverture des infolettres expédiées dans la mesure où l’environnement technologique des destinataires le permet. Cette capture permet d’établir des taux d’ouverture par campagne, par infolettre et par destinataire. L’information recueillie aide notre clientèle à définir l’intérêt des destinataires vis-à-vis des infolettres reçues dans l’optique d’augmenter l’appréciation du contenu expédié.
Dans certaines circonstances, la connaissance de l’ouverture permet aux expéditeurs d’effectuer des campagnes de réengagement. C’est-à-dire d’éliminer les destinataires qui n’ouvrent pas les infolettres afin de ne pas polluer la boîte de réception de ces derniers.
Le dépistage de l’ouverture permet non seulement de détecter si un destinataire a ouvert une infolettre, mais de savoir s’il y a eu un problème de délivrabilité généralisé pour un domaine précis.

D. Consultation des liens externes

Notre système capture les clics effectués pour l’ensemble des liens externes à l’infolettre. Cela inclut également les adresses courriel incluses dans les infolettres. Un compteur est appliqué sur cette variable afin de dénombrer les clics uniques des clics totaux. Ces données permettent au client de connaître la performance d’une campagne d’infolettres, de confirmer l’intérêt vis-à-vis des sujets de correspondance et d’effectuer un suivi rapproché auprès des destinataires ayant démontrés un intérêt plus poussé pour un sujet donnée.

E. Consultation des pages secondaires (landing pages)

Tout comme les liens externes, notre système détecte la consultation des pages de destination lorsqu’elles sont employées. Contrairement aux liens externes, le système capture également le temps d’affichage de la page dans l’optique de connaître l’intérêt réel des destinataires ayant cliqué. Cette capture est effectuée dans l’optique de donner l’opportunité à nos clients d’améliorer l’expérience des destinataires.

F. Application de liens sources (UTM)

Selon les besoins d’analyse de nos clients, notre système permet la génération et l’intégration de liens UTM dans une infolettre afin d’être en mesure de connaître la source de consultation des liens externes dans des outils d’analyse de performance externes à notre solution tels que Google Analytics. Nous nous limitons à intégrer les liens UTM dans les infolettres et à préserver leurs liens. Nous ne capturons aucune donnée résultant de l’application de ces liens.

G. Suivi sur un site Internet (Cookies)

À la demande d’un client, nos employés peuvent introduire un outil de traçage (cookie) dans les infolettres. Lorsque nous introduisons cet outil, nous connaissons alors les actions spécifiques effectuées par un destinataire précis sur un site Internet donné. Les données recueillies se limitent aux pages consultées et ne prennent pas en considération la durée ni le chemin emprunté par le destinataire lors de ses consultations. Le client est alors en mesure d’effectuer ses propres interprétations des données recueillies.

H. Adresse IP

Au moment de l’ouverture d’une infolettre, notre système capture l’adresse IP et par occurrence, la position géographique approximative des destinataires. Cette technique est déployée afin de protéger les destinataires de toute tentative d’harponnage, de modification de profil, de fraude ou d’extorsion d’identité.
La capture de ces informations permet la détection de multiples ouvertures dans un court délai pour des adresses IP différentes situées à différents endroits. Dans un tel cas, un système de sécurité est déclenché et la personnalisation de l’infolettre au profil du destinataire est désactivée. En outre, les données IP et géographiques ne sont pas disponibles au client et sont destinées à des fins de protection de la vie privé des destinataires.

I. Navigateur

Toujours au moment de l’ouverture de l’infolettre, notre système capture le navigateur utilisé par les destinataires dans l’optique d’améliorer la compatibilité des techniques d’intégration multimédia utilisées. Ces données ne sont pas disponibles au client.

J. Changement de langue

Lorsqu’un destinataire consulte une infolettre dans une langue différente de celle utilisée pour faire l’envoi, notre système modifie la langue de correspondance du destinataire afin qu’il reçoive les futures infolettres dans la langue de prédilection.
Nous enregistrons le moment de modification de langue de correspondance à des fins de consultation ultérieure et de comparaison avec d’autres systèmes de collecte des données tels que les CRM clients.

K. Historique de segmentation

Notre système préserve l’historique des préférences d’abonnement par liste, mais uniquement lorsque le changement d’intérêt est effectué par un destinataire. Cette donnée est capturée afin d’honorer les options d’abonnement des destinataires.
Lorsqu’un destinataire est déplacé ou ajouté manuellement ou massivement dans une nouvelle liste d’abonnement par un système informatique externe, un employé ou un client, l’historique antérieur d’abonnement n’est pas capturé.

L. Gestion du désabonnement

Selon nos conditions d’utilisation, il est impératif que chaque infolettre soit munie d’un lien de désabonnement. Lorsque consulté, plusieurs options s’offrent aux destinataires. Ils sont alors en mesure de souscrire à une autre liste d’abonnement, de se désabonner des listes auxquelles ils sont actuellement souscrits ou encore de se désabonner de toute correspondance. Lorsqu’un destinataire effectue sa sélection, l’abonnement à la nouvelle liste d’intérêt ou le désabonnement est immédiat. Le système capture la date de d’abonnement au nouveau centre d’intérêt ainsi que la date de désabonnement.
Nous adhérons aux différentes lois en vigueur, et ce à travers le monde en ce qui concerne le désabonnement. Notre système attitre l’état de « désabonnement » aux destinataires concernés afin d’honorer leur souhait et d’éviter le réabonnement de ces destinataires. Il devient alors impossible d’abonner un destinataire déjà désabonné par le biais d’une intégration manuelle massive ou à l’aide d’un système informatique externe.
À l’occasion, certains destinataires demandent d’être désabonnés en effectuant l’action « Répondre » à partir d’une infolettre reçue. Dans de telles circonstances, les boîtes de réception peuvent utiliser l’adresse de réponse (reply-to) fournie dans les paramètres du compte client ou l’adresse d’expéditeur (exemple : client@solutions-emailing.com). Si la demande est acheminée à l’adresse de réponse, il devient la responsabilité du client de désabonner le destinataire. Si l’adresse d’expéditeur est utilisée, la demande de désabonnement est alors perdue et nous ne pouvons pas être tenus responsables, puisque nous avons fourni une méthode de désabonnement fiable au destinataire et que la boîte de réception utilise une méthode de correspondance non conventionnelle.

* Prendre en note qu’il est possible pour un client de contrer un désabonnement en réactivant manuellement un destinataire et ce, malgré un message d’avertissement figurant dans le système de gestion des destinataires. Dans un tel cas, nous ne pouvons être tenus responsables des actions qui découleraient de cette manipulation.

M. Adresses courriel erronées

Lorsque le client utilise une adresse de réponse composée de @solutions-emailing.com, notre système d’expédition d’infolettres déclassifiera les adresses courriel erronées. C’est-à-dire les rebonds. Ces adresses courriel deviennent alors classées en tant qu’erronées. Nous préservons cette information afin qu’il soit impossible de réintégrer ces adresses de manière massive. Par le fait même, le destinataire ne pourra plus s’abonner avec cette adresse courriel, et ce, même s’il utilise un formulaire d’abonnement.

N. Messages automatisés (auto-reply)

Lorsque le client utilise une adresse de réponse composée de @solutions-emailing.com, notre système recevra tous les messages automatisés de type « Absence ». Ces messages sont acheminés à une adresse de gestion de réponse interne accessible que par certain de nos employés. Aucun tiers n’a accès à cette information.

Protection des comptes :

A. Sécurisation des accès

Les comptes de nos clients sont protégés par un mot de passe unique relié à un nom d’utilisateur, soit l’adresse courriel de l’utilisateur. Généré aléatoirement, ce mot de passe d’accès n’est pas connu par nos employés. Une fois le mot de passe d’accès généré et l’utilisateur connecté au système de gestion d’infolettres, il est possible pour l’utilisateur de modifier son mot de passe. Encore une fois, nos employés ignorent ce mot de passe.

* Nous ne pouvons pas être tenus responsables de la récupération d’un mot de passe d’un utilisateur dans les circonstances suivantes : sauvegarde automatique du mot de passe sur un poste de travail, prise en charge d’un poste de travail par un hacker, poste de travail laissé sans surveillance, échange de mot de passe avec un collègue ou une tierce partie et sauvegarde du mot de passe dans un fichier électronique ou physique.

B. Niveaux d’accès

Le système d’expédition d’infolettres dispose d’une multitude de niveaux d’accès. Par défaut, les utilisateurs ont un accès illimité à l’ensemble des fonctionnalités de la plateforme dont la gestion des données des destinataires.
Nos clients peuvent définir des niveaux d’accès différents pour certains utilisateurs. Les possibilités sont les suivantes : affichage des données sans possibilité de modifier ou d’extraire celles-ci ou encore, de camoufler l’affichage de données sensibles.
Il est de la responsabilité du client de demander à nos employés de définir des niveaux d’accès particuliers pour les différents utilisateurs. En complément, il devient la responsabilité du client d’informer nos employés qu’un utilisateur a quitté ses fonctions afin de supprimer les accès au système.

C. Sécurisation des postes de travail

Quoique nous ne contrôlons pas le poste de travail et la sauvegarde automatique d’un mot de passe à l’intérieur d’un navigateur chez nos clients, la plateforme d’expédition d’infolettre dispose d’un mécanisme détectant l’inactivité prolongée de session rendant l’accès à un compte indisponible. À la suite d’un moment d’inactivité prolongé, le mot de passe est alors requis afin de poursuivre l’accès au compte.

D. Accès de nos employés

Pour des raisons de logistique, de support technique et de collaboration dans le cadre d’une solution clé en main, nos employés ont accès à l’ensemble des infolettres et des données de nos clients.
L’ensemble des postes de travail de nos employés sont sécurisés à l’aide de connexion à distance par VPN protégée sur des bandes passantes privés. Ces postes sont également sécurisés à l’aide d’anti-virus mis à jour régulièrement selon des processus internes rigoureux.
Le téléchargement et la manipulation des données sensibles effectués par nos employés sont enregistrés systématiquement et vérifiés périodiquement par les administrateurs.

E. Transmission des données

Dans le cadre d’un support technique à l’importation des données, la transmission de base de données contenant des informations sensibles à nos employés pourrait être requise. Dans de telles circonstances, nous invitons nos clients à téléverser directement les informations dans le système ou à utiliser un outil reconnu pour la transmission sécurisée de documents électroniques. En complément, nous invitons nos clients à retirer toute données sensibles qui ne sont pas essentielles au bon déroulement d’une campagne d’infolettres.
Malgré cette invitation, nous nous engageons à détruire toute correspondance de base de données par courriel suivant le téléchargement et à entreposer lesdites bases de données à des emplacements stratégique sécurisés sur nos serveurs internes.

* Nous ne pouvons pas être tenus responsables de l’interception de données transmises par courriel ou par tout autre système de transmission. En complément, nous ne pouvons pas être tenus responsables de détenir des informations sensibles si le client a omis de retirer lesdites informations sensibles avant une transmission.

Protection des données :

A. Protection entre comptes clients

Notre solution dispose d’un système sécurisé qui ne permet pas le croisement des données entre comptes clients. En d’autres mots, il est impossible pour un utilisateur d’un compte client d’accéder à un autre compte client.

B. Protection de la plateforme d’expédition d’infolettre

- L’accessibilité de l’ensemble des pages web constituant notre solution d’expédition d’infolettres est protégée par un protocole de transfert hypertextuel sécurisé (HTTPS) doté d’une certification d’authentification émise par une autorité tierce.

C. Hébergement des données

L’ensemble des données sont hébergées sur des serveurs dans un centre de données sécurisé au Canada dans la province du Québec chez un fournisseur de service de confiance. Celui-ci s’engage à fournir une qualité d’hébergement des données des destinataires.
Le centre de données où figure les activités d’infrastructure est conforme aux attentes en termes de configuration d’équipement visant à assurer la continuité des services offerts. Une continuité de refroidissement des salles de serveurs et une redondance en approvisionnement d’électricité sont appliquées. En parallèle, d’autres mécanismes, tels que la sauvegarde du réseau, assurent la reprise du service en cas d’incident.
Les locaux où figurent les serveurs sont munis de paratonnerres, d’un système de détection des incendies, de groupes électrogènes disposant d’une autonomie de 24 heures ainsi que la présence d’alimentation sans interruption (UPS) de capacité suffisante et de transformateurs de secours avec basculement automatique de la charge.
L’accès physique aux serveurs où reposent les données des destinataires s’établie sur une sécurité périmétrique restrictive, effective dès la zone d’entrée. Ainsi, des mesures de sécurité sont mises en place afin de contrôler les accès aux sites physiques. Les employés doivent porter une identification (badge) liée à leur identité et porter celle-ci de manière visible. Cette identification est désactivée dès que son propriétaire cesse d’être autorisé à accéder aux installations ou encore, lorsqu’elle n’est plus utilisée pendant plus de trois semaines.

D. Conformité et certifications

Les données de nos clients sont hébergées dans un environnement répondant aux exigences de plusieurs normes et certifications (certification PCI-DSS, certification ISO/IEC 27001, attestations SOC 1 TYPE II et SOC 2 TYPE II.
Conformément à ces normes, des audits de sécurité sont effectués sur une base régulière afin d’assurer la conformité et la sécurisation des données. Les audits techniques sont réalisés par des auditeurs internes ou externes et comprennent, sans limitation, des tests d’intrusion, des scans de vulnérabilité et des revues de code. Lorsqu’une situation non conforme est identifiée, elle fait l’objet d’une mesure corrective ajoutée aux plans d’action déjà en place. Toutes ces mesures font l’objet d’un suivi formel, tracé, ainsi que d’une revue régulière où leur efficacité est réexaminée. La nature et la fréquence des audits réalisés dépendent des solutions et des périmètres.

E. Gestion des risques

Les experts en informatiques mettent tout en œuvre afin d’assurer la sécurisation des données de destinataires ainsi que du client lui-même. Les données sont hébergées dans un environnement fondé sur la norme ISO 27005. Cette méthodologie formalise les analyses effectuées : identification des actifs, des processus métier critiques, des menaces et des vulnérabilités.

F. Surveillance des infrastructures

Notre système est doté d’une multitude de processus de surveillance afin de veiller au bon fonctionnement de l’ensemble de la solution :

Tous les nouveaux comptes créés font l’objet d’une vérification manuelle par un de nos employés avant qu’un envoi d’infolettre soit autorisé. Seuls les utilisateurs avec les droits d’accès nécessaires sont en mesure de débuter une expédition d’infolettre finale.
Chaque expédition d’infolettres est surveillée et enregistrée. Un processus est également mis en place afin de ralentir, voir arrêter complètement un envoi en cours en cas de détection de situation irrégulière. Additionnellement, chaque destinataire concerné par un envoi d’infolettre est calculé, sauvegardé et archivé.
L’ensemble des envois planifiés est enregistré et visible à tout moment par nos employés. Un processus est mis en place pour supprimer un envoi planifié non sollicité.
Tous les événements déclencheurs visant à automatiser l’expédition d’infolettres sont enregistrés et visibles à tout moment par nos employés. En complément, chaque destinataire concerné par une infolettre automatisée est mis dans une queue d’expédition approximativement 15 minutes avant l’expédition finale. Visible à tout moment par nos employés, il est possible de supprimer une expédition automatisée non-sollicitée pendant ce délai.
Toutes les actions qui découlent de l’envoi d’infolettres sont archivées et présentées à nos employés dans un rapport journalier. Nous y retrouvons le sommaire des destinataires rejoints par domaine sollicité, les résultats de campagnes dont les ouvertures d’infolettre engendrées, les plaintes effectuées auprès des boîtes de réception ainsi que les rebonds générés par un envoi. Ces rapports sont soigneusement analysés par un responsable de la qualité et communiqués systématiquement à l’ensemble des employés sur une base hebdomadaire. Des procédures sont également mises en place afin de pallier diverses situations et d’informer nos clients en cas de détection de problématiques nécessitant une intervention.

G. Système d’alerte

La plateforme d’expédition d’infolettres est équipée d’un système d’alerte visant à détecter les incidents de production et de sécurité dans l’optique de prévenir des responsables et de déclencher des procédures adéquates selon les situations.

Trois (3) niveaux d’alerte sont mis en application :

a. Niveau 1 : Problématique d’expédition

Une alerte est déclenchée dans les minutes suivant la détection d’un problème d’expédition ou de coupure de connexion entre les serveurs d’envoi. Un processus rapide de gestion de crise est enclenché et des développeurs sont immédiatement affectés à résoudre la situation.

b. Niveau 2 : Expédition en cours

Chaque expédition d’infolettres régulière ou planifiée déclenche une alerte d’envoi à l’ensemble de nos employés dans l’optique de valider la conformité des envois selon nos politiques d’utilisation. En cas d’expédition non-sollicitée ou irrégulière, un processus de discussion avec le client est entamé afin de trouver des solutions pour soit arrêter un envoi en cours ou améliorer la situation pour les envois ultérieurs.

c. Niveau 3 : Erreurs générées dans la plateforme

L’ensemble des erreurs générées par les utilisateurs ou le code des fonctionnalités de la plateforme sont communiqués à l’équipe de développeurs. Selon la nature des erreurs, des interventions rapides peuvent être requises. Un plan d’action est élaboré et des solutions sont mises en pratique.

Ces alertes bénéficient d’un processus d’amélioration continue pour la surveillance, l’évaluation, ainsi que la gestion globale des incidents et de leurs actions correctives.

H. Rôle de nos experts

Les rôles et les responsabilités entre les développeurs de la plateforme et les spécialistes chargés de la mise en production des infolettres sont séparés.
Les programmeurs documentent le code qui est développé, traitent les erreurs, effectuent la gestion des accès, sécurisent la sauvegarde des données, identifient les vulnérabilités et apportent des améliorations périodiques à la sécurité des infrastructures.
Les spécialistes en infolettres valident les nouvelles fonctionnalités de la solution, effectuent des tests dans des environnements de validation et valident le déploiement progressif des solutions.

Annotations :

A. Mise à jour des politiques

Cette politique de confidentialité concernant la collecte, la sauvegarde et l’utilisation des données privées des destinataires et des comptes clients peut être modifiée à l’occasion afin de maintenir la conformité avec les différentes lois en vigueur.

B. Communication des mises à jour

Nous recommandons à nos clients de vérifier notre politique de confidentialité de temps à autre afin de s’assurer qu’ils soient informés de toute mise à jour.
Dans certaines circonstances où des changements importants serait apporté à nos méthodes de collectes de données, une correspondance sera effectué auprès de notre clientèle.

Dernière mise à jour : le 4 août 2023